Com o aumento do trabalho remoto durante a pandemia, muitas empresas foram forçadas a repensar a forma como gerenciam sua forma de trabalhar. Os funcionários de repente se tornaram um grande foco e o trabalho híbrido tornou-se não um extra, mas um requisito. Uma inovação nesse sentido foi o software de hot desking.
O hot desking é uma estratégia de assentos comum usada em muitas empresas inovadoras com uma grande base de funcionários. Essa abordagem afirma que os funcionários não têm uma mesa fixa no escritório, mas podem reservar uma em um local de sua escolha nas instalações da empresa. Para gerenciar esse procedimento, as empresas de TI desenvolveram uma solução de software criativa.
Dessa forma, um aplicativo de software de hot desking permite que as pessoas reservem um local de trabalho de sua escolha no espaço do escritório da empresa. Ele permite que elas gerenciem com eficiência seus espaços de trabalho, reduzam custos e criem um ambiente confortável e colaborativo para seus funcionários.
Como funciona o software de hot desking?
O primeiro passo é que o cliente deve enviar um plano de escritório detalhado ao fornecedor do software. Além disso, eles podem especificar onde as mesas, vagas de estacionamento e salas de conferência estão na planta ou podem adicioná-los quando o aplicativo é criado. Os desenvolvedores de software mapeiam todo o andar junto com seus assentos disponíveis, se fornecidos.
Eles então criam a funcionalidade de reserva para que os funcionários possam reservar uma mesa em qualquer parte do escritório, enquanto os administradores de software podem alterar o plano de assentos para uma data ou período específico. O aplicativo é então disponibilizado a todos os funcionários da empresa para que possam acessá-lo de qualquer lugar usando seus dispositivos móveis.
Custos e eficiência
O software de hot desking permite que os gerentes de construção controlem com eficiência o fluxo de funcionários e reduzam custos com eficiência. Como administrador do aplicativo, os gerentes de construção podem alterar o espaço de trabalho designado ou um funcionário ou grupo de pessoas. Ter esse controle centralizado permite eficiência e otimização de espaço. Imagine que você tem quatro áreas em seu escritório e durante o verão há duas pessoas reservadas em cada uma dessas áreas.
O gerente do edifício pode consolidar os trabalhadores juntos em uma área para facilitar as relações no local de trabalho e reduzir custos. Além disso, durante os períodos em que as contas de aquecimento e eletricidade estão subindo, como durante o inverno, os gerentes do prédio podem novamente reunir as pessoas em uma seção específica do escritório e usar energia e aquecimento apenas para essa parte.
Além disso, poder ver com antecedência a capacidade ocupada do espaço do escritório permite que os gerentes decidam com dias de antecedência quais etapas devem ser tomadas e como otimizar melhor as áreas de trabalho no escritório. O software de hot desking economiza dinheiro facilmente para as empresas.
Melhora nos relacionamentos
Mesmo que sejamos amigos de alguns de nossos colegas em diferentes departamentos, talvez não possamos conhecer e desenvolver nossos relacionamentos. Afinal, é difícil caminhar regularmente de uma parte do prédio para outra, especialmente se você tiver muito trabalho para concluir.
Assim, o software de hot desking facilita a colaboração próxima. Imagine se você tiver pessoas de cinco departamentos trabalhando em um único projeto. Usando o aplicativo de software, eles podem reservar mesas mais próximas umas das outras em datas específicas e garantir que o projeto corra bem e rapidamente. Além disso, se você estiver muito próximo de um colega em um departamento diferente, poderá trabalhar juntos de tempos em tempos para manter suas boas relações. Isso cria um ambiente de trabalho saudável e amigável.
Local de trabalho híbrido
O software de hot desking tornou-se uma necessidade absoluta se você permitir horários de trabalho híbrido – funcionários que decidem trabalhar remotamente ou no escritório. Funcionando por ordem de chegada, essa abordagem oferece às pessoas maior flexibilidade e controle sobre seu tempo.
Os funcionários possuem mais autonomia e se sentem no controle de sua agenda. Infelizmente, nem todas as empresas acreditam na eficiência do trabalho remoto. Vemos casos em todo o mundo em que as empresas estão começando a chamar sua força de trabalho de volta ao escritório. No entanto, os funcionários estão reprimindo essas iniciativas.
Conclusão
Podemos concluir que o software de hot desking tornou-se uma parte indispensável da empresa de TI moderna. Fornecendo funcionalidade de reserva, controle completo do administrador e uma excelente interface de usuário, este aplicativo de software é vital para otimizar o local de trabalho do escritório e economizar custos, além de aumentar a colaboração em seu projeto e melhore o espírito de equipe e os relacionamentos.