A seleção de um sistema para o seu negócio não é um procedimento fácil ou rápido. Muitos proprietários e gestores de pequenas empresas estão conscientes de que necessitam de um novo sistema, contudo, ficam confusos pelo número de opções disponíveis e pelo tempo necessário para analisar cada uma delas.
Compreendemos que você não pode se dar ao luxo de cometer um erro, especialmente para as pequenas empresas. Por isso, vamos ajuda-lo a escolher um sistema para o seu negócio de forma mais segura e rápida.
Qual o objetivo do seu sistema para o seu negócio?
O primeiro passo para escolher as ferramentas de software apropriadas para o seu negócio é determinar o que o software precisa fazer. Dessa forma, podemos dividir essa fase em três categorias:
- Aprenda o processo. O que deve o sistema fazer?
- Estar consciente dos problemas. Quais os problemas que a nova solução irá resolver?
- Descobrir o seu valor. Qual o valor de uma solução? É capaz de quantificar as vantagens estratégicas deste novo sistema para o seu negócio ou as economias de custos ou de tempo?
É importante se envolver com os membros da sua equipe. Inclua qualquer pessoa responsável pelo sistema neste momento. Serão capazes, portanto, de identificar mais do que ninguém as dificuldades causadas pelo atual sistema de trabalho. Também terão de ter a certeza de que estão em boas mãos. O novo método vai ser superior ao atual método de trabalho. Assim, o melhor para acalmar os receios é assegurar que os seus requisitos sejam incluídos na lista.
Fazer uma lista dos requisitos do software
Depois de determinar as razões pelas quais necessita do software, é hora de ser um pouco mais específico. Se for uma grande equipe, pode valer a pena incluir apenas algumas pessoas para esta fase. É crucial que todos sejam ouvidos. No entanto, tentar incorporar todos não é viável. Solicite a algumas pessoas que o ajude a determinar os requisitos do sistema para o seu negócio.
Essas pessoas devem ser usuários regulares do sistema, bem respeitados e confiantes o suficiente para participarem em discussões com outros usuários. Dessa forma, com a equipe montada, irá querer criar uma lista completa das necessidades do sistema proposto.
Os requisitos essenciais a ter em conta são:
- Quais são os requisitos funcionais? O que é que o software requer para funcionar? É fácil tomar as coisas como certas nesta fase. Por isso, gaste o seu tempo e anote tudo.
- Necessidades de usabilidade. Quando digo “usabilidade”, quero dizer facilidade de utilização. Seja honesto e atencioso sobre as capacidades da sua equipe.
- Tecnologias e preferências. Prefere um sistema no local ou baseado na nuvem? Windows ou Mac? Os dados devem ser armazenados sob a forma de uma instância do SQL Server ou Oracle? A decisão é sua.
- Necessidades orçamentais. Utilizando a informação que reunimos no passo 1, você deve agora criar o seu orçamento. Qual é o montante máximo que pode gastar, e o que é que o sistema significa para a sua empresa?
- Necessidades de informação. É exigido que tenha dados do seu sistema? Em caso afirmativo, o que é necessário incluir? Estes devem ser enviados a você ou apresentados em painéis?
- Que volume tem atualmente? Acha que estes volumes são suscetíveis de aumentar nos próximos dois a cinco anos?
- Requisitos do fornecedor. Note quaisquer requisitos do próprio fornecedor. Pode ser o roteiro do fornecedor para desenvolvimento futuro, o número atual de clientes, os anos de operação, bem como o prazo para a resposta de apoio.
Onde encontrar um sistema para o seu negócio?
O processo de pesquisa para o fornecedor certo é diferente para cada produto. Certos vendedores são bem conhecidos e surgem instantaneamente na sua mente. Outros requerem uma pesquisa mais profunda e são encontrados através de várias fontes.
- Use a pesquisa do Google: Todos sabemos isso, contudo, é a forma mais eficaz de começar. Basta digitar as principais ferramentas de pesquisa de e-mail (ou que tipo de software precisa de encontrar) e olhar para os recursos que mais chama sua atenção.
- Sites de comparação de software: Há muitos deles disponíveis que listam as várias opções. São excelentes para fornecer uma visão geral das funções, características e muito mais de um software. Além disso, oferecem revisões de usuários para que possa conhecer o que as pequenas empresas (ou não tão pequenas assim) estão pensando sobre o sistema.
- Outras empresas: Um método fácil de identificar ferramentas e um sistema para o seu negócio é examinar o que outras empresas da sua indústria estão utilizando. Procure as ferramentas que os seus concorrentes estão usando ou peça sugestões a pessoas da sua área ou contate o LinkedIn para fazer perguntas a partir das suas redes. Assim encontrará muita informação sobre soluções que se adaptam ao seu cenário de necessidades.
- Fontes de conteúdo: Se encontrar guias do comprador, manuais de negócios e outras publicações, para o software específico, deverá lê-los. Poderá, portanto, aprender alguns truques e lhe mostrará a direção certa para fazer a sua pesquisa.